Enregistrer une transaction
Noter une entrée ou une sortie d'argent hors facture (loyer, frais bancaires, apport) sur une caisse ou un compte.
Les transactions enregistrent l'argent qui entre ou sort sans passer par une facture : loyer, salaires, frais bancaires, apport en capital, retrait d'espèces…
Étapes
- Ouvrez Trésorerie › Transactions, puis Créer.
- Choisissez le Type : Crédit (entrée) ou Débit (sortie).
- Choisissez le Compte de trésorerie concerné (seuls les comptes actifs sont proposés).
- Saisissez le Montant, la Date et une Description claire.
- Choisissez une Catégorie (Loyer, Salaires, Assurance…) et, si besoin, une Référence.
- Enregistrez : le solde du compte est mis à jour.
Une dépense depuis la photo du ticket
Dans Trésorerie › Comptes de trésorerie, Ajouter une dépense propose une Photo du ticket quand l'assistant est disponible. Prenez le ticket en photo (ou choisissez l'image) : l'assistant lit le montant payé, la date, le commerçant, le numéro du ticket et propose une catégorie, puis remplit la fenêtre. Vérifiez chaque champ, choisissez le compte, puis cliquez sur Enregistrer la dépense. Rien n'est enregistré sans vous. La lecture compte comme une question à l'assistant ; la photo n'est pas conservée. Si le ticket est illisible, une notification le dit : saisissez la dépense à la main.
Bon à savoir
- Ne saisissez pas ici le règlement d'une facture : utilisez Paiements, qui solde la facture.
- Seuls les débits apparaissent dans le graphique des dépenses par catégorie du tableau de bord ; la catégorie sert aussi au rapport Budget vs réalisé.
- Exporter (en tête de liste) télécharge les transactions.
- Une transaction enregistrée est définitive : elle ne se modifie ni ne se supprime. Pour la corriger, cliquez sur Contre-passer : un mouvement inverse, du même montant et daté d'aujourd'hui, l'annule ; saisissez ensuite la bonne transaction. Les deux lignes restent dans l'historique et la dépense annulée sort des graphiques et du budget.
- Une caisse ne peut pas devenir négative : une sortie supérieure à son solde est refusée, le champ Montant l'indique.
- Pour déplacer de l'argent d'un compte à un autre (versement d'espèces en banque, retrait), n'enregistrez pas deux transactions : dans Trésorerie › Comptes de trésorerie, utilisez Virement interne. Les deux mouvements sont écrits ensemble et ne comptent pas comme une dépense.
- Aucune transaction ne peut être datée dans une période clôturée : voir Paramètres de la société.