Traiter une commande web

Chaque commande passée sur la boutique devient une commande client de Ventes, en brouillon : vous la traitez depuis Commandes web, sans rien ressaisir.

Étapes

1. Ouvrez Boutique en ligne › Commandes web. Le nombre à côté de l'entrée du menu compte les commandes À traiter ; elles figurent aussi dans « À faire aujourd'hui » sur l'accueil.
2. Dans l'onglet À traiter, chaque ligne donne la commande, le client et son téléphone, la Remise (livraison avec l'adresse, ou retrait sur place), le Dépôt qui la sert et le Total TTC. Appelez le client si besoin.
3. Cliquez sur Confirmer la commande et confirmez : la commande client est validée, reçoit son numéro, et le client voit « Confirmée » sur sa page.
4. La commande passe dans l'onglet À expédier. Quand les articles sont prêts, cliquez sur Préparer le bon de livraison : le bon de livraison est créé en brouillon et s'ouvre ; vérifiez-le puis validez-le.
5. Facturez ensuite comme toute commande client : voir Convertir un document en facture.
6. Ouvrir la commande client mène à la commande dans Ventes ; Page vue par le client ouvre sa page de suivi dans un nouvel onglet.

Ce que l'acheteur suit

Sa page de commande lit ce que vous faites dans Ventes :

• Enregistrée : la commande client est en brouillon.
• Confirmée : vous l'avez validée.
• Expédiée (ou Prête au retrait) : un bon de livraison ou une facture a été créé à partir d'elle.
• Annulée : la commande client est annulée, ou son brouillon supprimé.

Bon à savoir

• Confirmer la commande demande le droit de valider les documents, Préparer le bon de livraison celui d'en créer. Une confirmation peut être refusée, par exemple par le numérotage ou le plafond de crédit du client : le message en donne la raison. Voir Pourquoi un document est-il bloqué par le plafond de crédit ?.
• Pour annuler : supprimez la commande client tant qu'elle est en brouillon, ou annulez-la une fois validée (droit d'annuler les documents). Voir Pourquoi ne puis-je pas supprimer un document ?.
• Tant qu'une commande n'est ni livrée, ni facturée, ni annulée, la boutique ne revend pas les quantités qu'elle contient.
• Une commande payée par virement ne part qu'à réception du virement : vérifiez-le avant d'expédier.
• L'acheteur est retrouvé par son numéro de téléphone ; s'il est nouveau, sa fiche client est créée. La commande client porte en note la livraison ou le retrait, la zone, le mode de paiement et le contact.
• À chaque nouvelle commande, les utilisateurs qui ont accès à la boutique reçoivent une notification (la cloche). L'acheteur qui a donné son e-mail reçoit le détail et le lien de suivi ; sinon il retrouve sa commande par Suivre ma commande, avec la référence et son téléphone.
• L'onglet Toutes garde l'historique, commandes annulées comprises.